Conţinut
- etape
- Partea 1 Organizează acordarea serviciului
- Partea a 2-a Gestionarea perioadei de tranziție
- Partea a 3-a Gândirea în termeni de dezvoltare pe termen lung
Când părăsiți o funcție, este posibil ca supraveghetorul sau managerul dvs. să vă solicite ajutorul pentru a facilita contractarea succesorului dvs. Dacă sunteți întreprinzător și organizat, veți putea asigura o tranziție lină pentru afacerea dvs. și vă veți lăsa lăsând o reputație profesională excelentă.
etape
Partea 1 Organizează acordarea serviciului
-
Discutați progresul transferului cu supraveghetorul dumneavoastră. Pentru început, ar trebui să aveți o discuție detaliată cu supraveghetorul dvs. pentru a determina exact cum va fi efectuat serviciul. În funcție de munca pe care o desfășurați și de modul în care managerul îi place să lucreze, este posibil să fiți nevoit să contribuiți mult la tranziție. Aceasta poate include faptul că cel care te înlocuiește te observă muncind câteva zile sau chiar mai mult.- În cele mai multe cazuri, va trebui să pregătiți cel puțin un document de transfer oficial.
- Discutați acest lucru cu managerul dvs. și determinați cât de mult vă așteptați să contribuiți și la ce va trebui să vă concentrați atunci când vă predați serviciul.
-
Faceți o prezentare preliminară a documentului dvs. de transfer. După ce aveți o idee clară despre așteptările supraveghetorului dvs., puteți începe să scrieți documentul de transfer. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați, clasificând în același timp toate diferitele sarcini și informații pe care va trebui să le transmiteți în această perioadă de tranziție. Documentul trebuie să includă următoarele elemente:- informații detaliate despre activitățile, prioritățile și sarcinile dvs. zilnice,
- o imagine de ansamblu asupra punctelor esențiale legate de această funcție,
- o declarație clară a ceea ce se așteaptă de la urmașul tău,
- o listă cu toate documentele importante care trebuie trimise. Acesta poate fi un plan de lucru sau un contract dat.
-
Setați toate ultimele detalii. Dacă știți că veți părăsi postul în curând, vă poate ajuta să depuneți un efort suplimentar pentru a vă asigura că nu lăsați nimic neterminat. Veți avea o satisfacție reală dacă veți reuși să realizați acest lucru și veți putea ajuta, de asemenea, pe cel care vă înlocuiește în mod bun. Făcând acest lucru, vă va face, de asemenea, să fiți în condiții bune cu șefii dvs. și să mențineți o reputație bună.- Acest lucru este posibil să nu fie întotdeauna posibil, dar dacă aveți un folder care urmează să fie finalizat, faceți efortul suplimentar pentru a-l finaliza.
- În plus, o persoană nouă care ajunge să trateze un acord atunci când este aproape de a fi încheiată poate găsi dificilă finalizarea acestuia, deoarece nu cunoaște toate complexitățile dosarului.
-
Vorbeste cu colegii tai. Înainte ca succesorul tău să preia funcția, găsește timp pentru a discuta cu colegii tăi despre predare și întreabă-i dacă cred că există ceva pe care ar trebui să te concentrezi. Dacă o problemă este în curs și nu sunteți la curent, este oportunitatea visului de a lua notă.- Probabil că noile probleme vor avea un impact asupra ultimelor zile, dar dacă sunteți cel puțin la curent cu acestea, veți putea să le raportați oricui vă ocupă locul.
- De asemenea, vă oferă posibilitatea de a vă asigura că toți angajații dvs. știu că plecați și când plecați. Informați-le despre perioada de tranziție, astfel încât să o ia în considerare.
- Există șanse mari ca productivitatea dvs. să scadă în timpul unei perioade de tranziție, motiv pentru care este o idee bună să vă informați angajații în avans.
-
Scrieți un document de transfer oficial. Ultimul pas în pregătirea tranziției este finalizarea redactării documentului oficial de transfer. Puteți utiliza schița pe care ați făcut-o, dar asigurați-vă că o extindeți și includeți toate informațiile cruciale. Va trebui să revizuiți documentul împreună cu supraveghetorul dvs. și cu toți ceilalți membri ai echipei. Încercați să faceți acest lucru și să trimiteți documentul succesorului dvs. cu câteva zile înainte de data la care se presupune că va prelua funcția. Conținutul acestui tip de document variază în funcție de tipul de muncă depus, dar poate include următoarele:- o listă și orarul acțiunilor care trebuie efectuate,
- o informare despre problemele actuale,
- un calendar cu termene limitate și evenimente viitoare,
- informații de conectare și parole,
- o listă de contacte utile,
- un ghid despre cum să gestionați dosarele și fișierele de pe computer.
Partea a 2-a Gestionarea perioadei de tranziție
-
Alocați cât mai mult timp tranziției. Este posibil să fiți încă prezent când succesorul dvs. preia funcția și vi se poate cere să completați un serviciu mai complet. Durata acestei tranziții variază, dar în unele cazuri, vei avea câteva zile sau mai multe pentru a-l ajuta pe cel nou să-și facă amprenta. În general, cu cât petreci mai mult timp în perioada de tranziție, cu atât poți transmite mai multe informații.- În mod inevitabil, vor fi detalii pe care le vei uita și faptul că cineva te urmărește este o modalitate bună de a te confrunta cu diferitele sarcini zilnice pe care le îndeplinești.
-
Treceți documentele importante personal. În perioada de tranziție, este bine să vă asigurați că toate datele critice și documentele importante sunt transmise personal. Acest lucru va ajuta la asigurarea faptului că cele mai importante sarcini sunt realizate în standarde și că prioritățile sunt clar definite. Trecerea documentelor în persoană vă va permite, de asemenea, să discutați temeinic problemele cele mai complexe înainte de a pleca.- Această oportunitate pe care va trebui să o transmiteți informații cheie în timp ce permiteți succesorului dvs. să vă adreseze întrebări direct este esențială pentru tranziția lină.
- Acest lucru vă va oferi, de asemenea, șansa de a furniza un con și de a aduce mai multe nuanțe la o discuție care altfel ar fi putut fi ignorată.
-
Faceți efortul de a vă aduce ajutorul. Dacă vă aflați în legătură cu succesorul dvs. la muncă, ar trebui să fiți întotdeauna întreprinzător și grijuliu. Faceți un efort pentru a identifica și a ajuta la rezolvarea oricăror probleme care pot apărea. Persoana care vă înlocuiește poate fi intimidată și puțin timidă în primele zile și s-ar putea să-i fie frică să vă deranjeze întrebările.- Asigurați-vă că vă lămuriți că sunteți acolo pentru a vă ajuta și că întrebările sunt binevenite.
- În acest sens, veți ajuta să puneți în aplicare o situație în care responsabilitatea transferului de servicii va fi împărțită între succesorul dvs. și dvs.
-
Organizați o întâlnire pentru a închide predarea. Ultimul lucru de făcut înainte de a merge și finaliza serviciul este să organizezi o întâlnire finală cu cel care te înlocuiește. Cereți-i să prezinte orice întrebări restante pe care le-ar putea avea și notele pe care le-a luat. Această întâlnire este o oportunitate excelentă pentru nou, pentru a se asigura că își înțelege responsabilitățile și rolul.- Toate incertitudinile pot fi clarificate la această întâlnire.
- În funcție de tipul locului în care lucrați, poate fi prudent să evitați supravegherea sau managerul dvs. să participe la întâlnire.
- Cel puțin, ar trebui să-l informați pe managerul dumneavoastră unde și când are loc ședința și să întrebați dacă mai aveți altceva pe care doriți să îl adăugați.
Partea a 3-a Gândirea în termeni de dezvoltare pe termen lung
-
Evidențiați orice document justificativ sau instruire. Încercați să vedeți transferul serviciului ca pe o oportunitate oferită pentru a vă ajuta să oferiți succesorului dvs. cu adevărat toate șansele de a reuși. Nu numai că transmiteți munca și sarcinile, ci încercați să ajutați și persoana care te înlocuiește să se dezvolte profesional, pe lângă faptul că contribuie la soliditatea vechii tale afaceri pe termen lung.- Puteți face acest lucru prin trimiterea oricăror oportunități de formare de care sunteți la curent.
- Este posibil să fi urmat, când ați început să faceți această muncă, antrenamente care v-au ajutat să vă marcați și să vă adaptați.
- Nu uitați să-i prezentați succesorului dvs. și încurajați-l să exploreze mai multe posibilități.
-
Nu neglijați cultura de muncă. Dacă aveți ocazia să petreceți timp cu cel care vă va lua lanterna, este important să nu vă concentrați doar pe aspectele tehnice ale muncii voastre. Fiecare companie este unică și are un mediu unic și o cultură de lucru care poate intimida sau confunda un nou venit. Asigurați-vă că vă luați timp pentru a explica cum funcționează lucrurile în compania dvs.- Faceți un efort pentru a-l arăta în jurul biroului și a-l prezenta tuturor angajaților.
- Asigurați-vă că definiți clar rolul nou-veniților și clarificați îndatoririle foștilor angajați.
- Dacă munca pe care o face noua persoană este ușor diferită de a ta sau prioritățile și responsabilitățile sale sunt diferite, asigurați-vă că alți angajați știu.
-
Furnizați-vă detaliile. Dacă doriți cu adevărat să faceți mai multe, furnizați datele de contact noului angajat. Ai putea să-i spui că are posibilitatea să te contacteze în caz de problemă majoră sau dacă trebuie să fie îndrumat. Nu toată lumea va fi fericită să o facă, iar asta va depinde cu siguranță de relația cu fostul tău șef.- O problemă poate fi adesea rezolvată cu un simplu e-mail.
- Faptul că vă propuneți să vă ajutați bine după plecare va lăsa o impresie bună și vă va ajuta să vă îmbunătățiți reputația.