Conţinut
- etape
- Partea 1 Alegerea unei metode de înregistrare a datelor
- Partea 2 Realizează studiul
- Partea a 3-a Analiza rezultatelor și modificările
Studiul timpului și mișcării implică analiza performanței postului prin observarea și cronologia sarcinilor. Vă poate ajuta să determinați cât de eficientă ar putea fi ziua dvs., permițându-vă să economisiți energie și timp pentru binele tuturor! Puteți face acest tip de studiu pe dumneavoastră sau pe altcineva. Dar mai întâi, trebuie să alegeți metoda de utilizat, de la observarea în timp real la metodele de eșantionare (metoda instantanee), înainte de a trece la observarea și cronometrarea sarcinii. După finalizarea studiului, puteți utiliza rezultatele pentru a configura un mod de lucru mai eficient.
etape
Partea 1 Alegerea unei metode de înregistrare a datelor
-
Folosiți metoda de eșantionare dacă rămâneți fără timp. Această metodă implică respectarea angajatului în anumite momente, mai degrabă decât în mod constant. Intervalele pot fi aleatorii sau regulate. Observați lucrătorul o perioadă de timp, apoi extrapolați pe baza probelor timpul acordat fiecărei sarcini. Această metodă este mai eficientă în activitățile care au puține componente sau lucrători care îndeplinesc puține sarcini în general.- De exemplu, cu un angajat a cărui sarcină principală este facturarea, eșantionarea la întâmplare poate fi eficientă, deoarece vă permite să vedeți ce face persoana de fiecare dată când faceți cont. După ce ai toate datele, poți identifica activitatea sau componenta care necesită mai mult timp pentru persoană, comparând frecvența și durata sarcinii din fiecare eșantion aleatoriu.
- Avantajul acestei abordări este capacitatea de a observa mai multe persoane într-o perioadă de timp definită prin rotație individuală.
- Dacă aplicați această metodă pentru dvs., puteți programa o alarmă care va declanșa la anumite intervale de timp pentru a înregistra munca pe care o efectuați pentru o anumită perioadă de timp.
-
Urmăriți activitatea în timp real pentru a pune întrebări. Cu această metodă, vă aflați în aceeași cameră cu angajatul atunci când îndeplinește sarcina. Observi munca pe care o execută și o descompun în timp ce o cronometrezi. Fiecare componentă trebuie să fie un întreg inteligibil, fără a fi prea detaliat și greu de urmărit.- Nu este necesară acordarea unei activități mari fără a examina componentele. Prin acestea puteți identifica deficiențele. De fapt, nu este necesar să opriți angajatul în jobul său: veți descompune sarcina în scopuri de înregistrare. De exemplu, dacă misiunea lui este să consulte scrisori, componentele vor fi: mergeți unde sunt e-mailurile, găsiți mailurile în cauză, aduceți-le la birou, deschideți plicurile, citiți conținutul și aruncați sau tratați fiecare mail.
- Poate fi util să existe un grup de oameni care sunt responsabili de observarea lucrătorului. Astfel, o persoană se poate ocupa de oprirea ceasului, o altă înregistrare de timp și o a treia persoană pentru preluarea notelor.
- Puteți aplica această metodă și în activitatea dvs. În acest caz, va trebui să evaluați fiecare componentă pe măsură ce o rulați.
-
Creează un videoclip pentru o atingere mai naturală. În loc să observi activitățile desfășurate în timp real, creează un videoclip. Astfel, puteți reveni mai târziu pentru a analiza durata fiecărei lucrări. Nu va fi o pierdere mare pentru dvs., deoarece puteți întoarce întotdeauna înregistrarea pentru a examina o secvență. -
Faceți videoclip pentru a obține rezultate mai precise. Dacă vă măsurați propria performanță, această metodă va fi mult mai simplă decât celelalte două. Instalați o cameră foto pe un trepied cu unghiul ideal pentru a înregistra lucrarea. Lăsați camera să înregistreze o lucrare pe care o faceți, de exemplu atunci când scrieți un raport.- Evaluează activitatea pe o perioadă de timp. De exemplu, puteți efectua evaluarea timp de o săptămână sau o lună.
Partea 2 Realizează studiul
-
Creați o foaie de calcul pentru a salva datele. Veți avea nevoie de un instrument pentru înregistrarea activității și o foaie de calcul este ideală. În afară de asta, va trebui să înregistrați ora. Sarcinile sunt deseori făcute în loturi. Dacă acesta este cazul dvs., planificați un câmp pentru a înregistra durata fiecărei componente a fiecărei sarcini. Pentru această parte, veți avea nevoie doar de un set de căsuțe numerotate. De asemenea, va trebui să adăugați o coloană pentru observații.- De exemplu, dacă munca unui angajat este de a verifica e-mailurile și una dintre componente este de a le citi, notați timpul necesar pentru a citi fiecare în părțile numerotate de lângă componentă.
-
Împărțiți volumul de muncă în activități mici. Pentru a face un studiu de timp și mișcare, trebuie să determinați parțial timpul alocat pentru fiecare loc de muncă. În general, singura modalitate de a îmbunătăți performanța unei echipe este de a privi micile acțiuni ale fiecărei sarcini. Imediat ce lucrarea este terminată, indicați fiecare componentă urmată de o scurtă descriere.- Secretul este să găsești detaliile potrivite. De exemplu, timpul necesar pentru a apăsa un buton este o informație de prisos. Cu toate acestea, nu ar trebui să folosiți prea mult, deoarece acest lucru vă poate priva de datele necesare pentru a detecta nivelul de performanță.
- Să presupunem că îți verifici e-mailurile. Această sarcină va trebui defalcată după cum urmează: conectarea la computer și la inbox, ștergerea spam-ului fără deschiderea acestuia, citirea e-mailurilor, scrierea răspunsurilor la e-mailuri și sortarea fișierelor în dosare.
-
Salvați fiecare sarcină. Începeți cu un cronometru. Încercați să cronometrați fiecare parte a sarcinii, observând cât a durat să finalizați fiecare sarcină. În general, este mai ușor să opriți și să reporniți cronometrul folosind timpul scurs. Mai târziu, puteți calcula numărul de secunde necesare pentru fiecare activitate.- Pentru o mai bună precizie, colectați datele pe mai multe zile.
-
Sarcini de timp cu videoclipuri. Când utilizați un videoclip, trebuie să îl opriți și să îl reporniți pentru fiecare componentă pe care o cronometrați. Acest lucru vă va oferi timpul pentru a face observații și a nota durata fiecărei componente.
Partea a 3-a Analiza rezultatelor și modificările
-
Calculați durata medie a fiecărei etape. După ce ați colectat toate datele, încercați să calculați durata medie a fiecărui pas. Pentru a obține media, sumați toate duratele unei componente și împărțiți la numărul de durate din grupul respectiv.- De exemplu, dacă citirea e-mailului este o componentă, durata poate fi de 4 minute, 1 minut, 2 minute, 3 minute și 5 minute. Sumați aceste numere: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Împărțiți rezultatul la numărul de durate colectate. În cazul speciei, este de 5. Împarte 15 la 5 pentru a avea 3 minute în medie prin poștă.
-
Determinați durata medie a unei activități. Cea mai simplă abordare pentru determinarea duratei medii a unei întregi sarcini este aceea de a însuma toate mediile componentelor. Acest lucru vă va ajuta să găsiți media tuturor lucrărilor. -
Clasificați sarcinile în funcție de nivelul de importanță. Clasificați activitățile în funcție de nivelul de importanță pentru a ști care sunt prioritățile. Nu este necesar să alocați numere: puteți să le etichetați doar ca sarcină importantă și nu importantă. De exemplu, poate fi important să răspundeți la e-mailuri, dar dacă nu lucrați în serviciul pentru clienți, este probabil o sarcină mai puțin importantă decât scrierea unui raport. -
Reduceți activitățile de mai puțin importanță și consumatoare de timp. După evaluarea tuturor sarcinilor, stabiliți care dintre acestea necesită suficient timp, dar care nu sunt de mare valoare. Această lucrare vă va ajuta să găsiți modalități de a vă reduce cheltuielile. La fel de important este să te uiți la activități care consumă mult timp, dar care sunt importante și în munca ta. Cu siguranță nu ar strica să le facem mai eficiente. -
Urmăriți spoturi simultane. Sarcinile simultane tind să prelungească durata fiecărei activități, deoarece nu te poți concentra pe mai multe joburi simultan. Când efectuați mai multe sarcini, cum ar fi vizualizarea e-mailurilor și scrierea unui raport în același timp, încercați să faceți altfel. Setați un timp pentru a face o lucrare la un moment dat. Pe măsură ce scrieți un raport, lăsați-le în pace.- Dacă vă citiți mintea toată ziua, vă dezactivați mental de toate celelalte sarcini pe care le îndepliniți. Adesea, este mai bine să faci doar o singură slujbă la un moment dat. De exemplu, le puteți citi dimineața, la prânz și chiar înainte de a pleca de la serviciu.
-
Caută deficiențe care să le reducă. Adesea veți găsi ineficiențe în sarcinile pe care le faceți timp și pe care le descrieți. Eliminând aceste deficiențe, veți putea lucra mai bine și profita la maxim de timp.- De exemplu, dacă trebuie să completați documente în fiecare zi într-o altă cameră din afara biroului dvs., găsiți timpul să o faceți deodată. Continuul înainte și înapoi te va face să pierzi timpul pe care l-ai putea dedica altor sarcini.