Conţinut
- etape
- Partea 1 Alegerea unei platforme de comunicare
- Partea 2 Creați materiale de instruire eficiente
- Partea 3 Supravegherea personalului
Angajații care lucrează de la distanță pot fi un atu major pentru organizația dvs. Cu toate acestea, pregătirea lor poate pune provocări speciale. Dacă angajații dvs. locuiesc departe de spațiile dvs. de afaceri, asigurați-vă că configurați o platformă de comunicare consistentă și fiabilă. Trimiteți-le materiale de pregătire bine dezvoltate, astfel încât să învețe singure cerințele postului. În cele din urmă, supravegherea directă și feedback-ul regulat îi pot ajuta să se adapteze într-un mod eficient și eficient.
etape
Partea 1 Alegerea unei platforme de comunicare
-
Cereți-le să meargă la companie dacă este posibil. Chiar dacă un angajat lucrează de la distanță, îl puteți duce la companie pentru instruire. Aceasta este, de obicei, cea mai practică și eficientă rentabilitate pentru angajații care lucrează de la distanță, dar care locuiesc în apropierea unui birou sau a unei filiale a companiei. Cu toate acestea, dacă trăiesc prea departe, această posibilitate poate fi exclusă. -
Organizați videoconferințe pentru instruire personalizată. Apelurile și teleconferințele conferă o notă personală procesului de instruire și pot fi folosite pentru a clarifica detalii importante despre job. Conversațiile pe intervale săptămânale vă vor ajuta să urmăriți progresul personalului.- Videoconferințele sunt mai eficiente pentru angajații care lucrează de la distanță și sunt implicați în strategia sau marketingul companiei: acest canal vă permite să discutați liber cu ideile și procedurile acestora.
- Dacă angajatul și dvs. nu aveți aceleași fusuri orare, asigurați-vă că alegeți o oră care vi se potrivește ambelor.
- Iată câteva aplicații excelente pentru videoconferință: Skype, Zoom sau Slack.
-
Utilizați un serviciu instant. Pentru companiile ale căror activități necesită colaborare și comunicare frecventă între angajați, serviciul instant-on este cea mai potrivită opțiune, deoarece oferă lucrătorilor o comunicare în timp real.- Dacă angajatul are întrebări în timpul pregătirii, acesta poate să vă adreseze prin intermediul liniei instant pentru un răspuns rapid. De asemenea, puteți să-i trimiteți comentarii în timp real despre lucrările sale prin intermediul aceluiași canal.
- Iată câteva servicii care nu pot plăti afacerea dvs.: Skype, Hangouts Google+ și Spark.
- Slujba instantaneu ar putea să nu fie cea mai bună opțiune dacă angajatul dvs. nu lucrează la aceleași ore cu restul echipei.
-
Trimiteți persoanele care desfășoară activități independente. E-mailul este o opțiune bună dacă angajatul nu are aceleași ore de lucru, are un fus orar diferit sau își stabilește propriile ore. Trimiteți notele, materialele de instruire, link-urile și atașamentele ușor prin e-mail.- Asigurați-vă că știe cât timp va dura să răspundeți la un mail.
Partea 2 Creați materiale de instruire eficiente
-
Proiectați un manual de instruire sau un ghid pentru angajat. Disponibilitatea unui manual de instruire permite angajaților să știe ce să facă ori de câte ori au o întrebare sau o neînțelegere. Trimiteți manualul prin e-mail personal sau partajați-l într-un sistem de stocare în cloud. Ar trebui să includeți:- primele responsabilități de serviciu,
- politica companiei,
- cum să executați sarcini folosind software, interfețe online sau alte instrumente,
- modul de comunicare cu managementul.
-
Oferiți detalii specifice despre îndeplinirea sarcinilor. Faceți un efort pentru a anticipa problemele sau întrebările pe care le-ar putea avea angajatul și includeți-le în manualul dvs. Detaliile specifice permit personalului să înțeleagă mai întâi sarcinile care trebuie îndeplinite.- De exemplu, în loc să spuneți doar „vă rugăm să vă întoarceți munca după ce ați terminat”, spuneți aceasta în loc de aceasta: „vă rugăm să faceți clic pe buton Trimite pentru a ne trimite munca ta după ce ai terminat. Aceasta va reîmprospăta pagina și vă va readuce la interfața principală. "
- Asigurați-vă că includeți detalii, precum ore de raportare, depunere de muncă sau de contact dacă există o problemă.
-
Stabiliți cote și obiective pentru fiecare sarcină. După ce îi spuneți lucrătorului cum să îndeplinească o sarcină, asigurați-vă că înțelege regulile, cotele sau indicațiile pe care va trebui să le urmeze. Câtă muncă are de făcut pe săptămână? Cum ar trebui să comunici cu tine? Cât durează pentru a depune lucrarea?- Ca exemplu, puteți spune: „așteptăm să primiți cinci (5) apeluri la fiecare oră” sau „ar trebui să vă verificați e-mailurile o dată cel puțin în fiecare oră, între orele 9:00 și 17:00. "
-
Oferiți conținut educațional pentru software și hardware. Dacă există programe sau materiale specifice pe care angajatul trebuie să le utilizeze, pe lângă instrucțiunile scrise, oferiți imagini clare despre cum să procedați.- Dacă lucrați pe o platformă de calculator, utilizați un software de captare a ecranului pentru a face fotografii sau videoclipuri de pe ecran, detalind fiecare pas al procesului.
- Diagrame și grafice pot fi foarte utile pentru angajații care trebuie să instaleze un anumit echipament sau software.
-
Investiți într-un program de formare online. Dacă lucrați cu un număr mare de persoane de la distanță, puteți angaja o agenție pentru a dezvolta un modul de instruire online pentru a automatiza o parte din procesul de instruire. Veți lucra în colaborare cu agenția pentru a crea o platformă personalizată care conține videoclipuri și instrumente interactive.- Aceste agenții se pot prezenta publicului ca firme de formare sau recrutare.
- În ciuda costului ridicat al acestei opțiuni, vă va economisi timp prețios dacă vă antrenați angajații în mod regulat.
Partea 3 Supravegherea personalului
-
Stabiliți-vă obiective pentru angajatul dvs. Creați o cronologie în sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească și să stabilească obiective specifice care trebuie atinse și intervalul de timp pentru a le atinge. Acest lucru vă ajută să oferiți directivei lucrătorilor de la distanță și îi încurajează să devină productivi mai rapid.- De exemplu, spuneți: „Vrem să puteți folosi software-ul nostru de apeluri înainte de sfârșitul primei săptămâni. Până la sfârșitul primei luni, ar trebui să câștigați cel puțin 10.000 de euro din vânzări. "
-
Faceți comentarii specifice despre primele sarcini. Faceți comentarii constructive asupra fiecărei sarcini în primele două-trei săptămâni sau până când angajatul este familiarizat cu diferitele etape ale activității lor. Acest tip de comentariu poate ajuta la evaluarea direcției și așteptărilor activității pe care o realizează.- De exemplu, spuneți ceva de genul: „Aceste imagini pe care le-ați proiectat sunt foarte bune. Cu toate acestea, credem că aceasta ar fi mai potrivită pentru marca companiei noastre dacă te vei conforma unei scheme de culori unice. De asemenea, preferăm un font mai mic. "
- Prima lui sarcină trebuie să fie suficient de simplă, cu o scurtă întârziere. De exemplu, cereți să scrieți un articol mic sau să faceți o foaie de calcul pentru sfârșitul zilei. Acest lucru vă va ajuta să îi oferiți feedback rapid.
-
Cereți comentarii și întrebări. Încurajează angajatul să te abordeze cu orice întrebări pe care le poate avea. După terminarea pregătirii, întrebați-l dacă are o opinie onestă despre acest proces. Acest lucru vă va ajuta să faceți mai clar procesul pentru angajații potențiali care lucrează de la distanță.- Dacă lucrătorul se apropie de tine cu o întrebare, răspunde-i cât de bine poți. Dacă aveți impresia că răspunsul se află în mediul de pregătire, încercați să îl consultați, specificând secțiunea.
- Dacă noul angajat nu vă trimite nicio întrebare, îi puteți trimite un simplu cu conținut similar: „doar pentru a primi știri. Cum merge antrenamentul? Aveți întrebări? "
- Dacă doriți, lăsați comentariile în mod anonim, astfel încât să vă simțiți liber să vă exprimați. Utilizați un site de sondaj online pentru a crea un formular de răspuns.
-
Comunicați în mod regulat cu toți lucrătorii. Atât în timpul cât și după antrenament, țineți legătura cu ei și țineți-le la curent cu noutățile companiei. Buletinele informative, seminarii online sau chiar convorbirile săptămânale le pot informa.- Angajații care lucrează de la distanță tind să se simtă izolați sau dezlipiți de decizii, știri și evenimente curente din cadrul companiei. De aceea, este important să îi susținem și să îi încurajăm să se apropie și să colaboreze cu alți membri ai echipei și cu compania prin rețelele de socializare, prin mesagerie instant sau videoconferință.