Cum să vă gestionați prioritățile cu Excel

Conţinut

• etape

este un wiki, ceea ce înseamnă că multe articole sunt scrise de mai mulți autori. Pentru a crea acest articol, 20 de persoane, unele anonime, au participat de-a lungul timpului la ediția și îmbunătățirea sa.

Desigur, este posibil să vă înregistrați sarcinile care trebuie făcute cu prioritate pe o bucată de hârtie dacă vă simțiți capabili să faceți totul în după-amiaza.

Cu toate acestea, atunci când o mulțime de lucruri de făcut cad în același timp, multe dintre ele sunt adesea amânate pentru a doua zi, dacă nu este luna următoare. Datorită foii de calcul Excel pe care ne propunem să o creăm în acest articol, prioritățile dvs. vor fi gestionate automat de Excel, în conformitate cu termenele viitoare, iar ordinea sarcinilor care vor fi îndeplinite va fi reorganizată, astfel încât să puteți amâna cât mai puțin aceste sarcini. .

Urmați acest ghid și în 20 de minute veți avea un mod foarte eficient de a vă gestiona prioritățile pe computer.

Notă: Conform versiunilor internaționale de Excel, punct separarea în formule poate fi înlocuită cu punct și virgulă.

etape

1. 
   

   
   Creați o filă „Desktop” sau „Acasă”. Deschideți o nouă foaie de lucru Excel. Faceți clic dreapta pe fila „Foaie1” din partea de jos a ecranului și faceți clic pe „Redenumiți”. Înregistrați în schimb „Casă” sau „Birou”.

2. 
   

   
   
   
   Redenumiți, de asemenea, „Sheet2” în „Pattern” și „Sheet3” în „Points” urmând aceeași procedură ca în primul pas.

3. 
   

   
   Creați tabelul de importanță. În fila „Puncte”, completați coloanele A, B și C după cum urmează:

4. 
   

   
   Definiți numele „Importanță”. Selectați celulele A2 până la C7. Cu Excel 2007 sau mai recent, faceți clic pe „Formule” și apoi „Definiți un nume”. Cu Excel 2004 sau o versiune ulterioară, faceți clic pe „Inserare”> „Definire”> „Nume”.
   • Când Excel vă solicită să setați numele, introduceți „Importanță” și faceți clic pe „OK”.

5. 
   

   
   Creați tabelul eforturilor. Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul de efort în coloanele E, F, G. Selectați celulele E2 până la G6 și definiți-le cu numele „Efort”.

6. 
   

   
   
   
   Creați un tabel de urgențe. Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul de urgență în coloanele I, J și K. Definiți aceste celule cu numele „Urgență”.

7. 
   

   
   Introduceți anteturile în fila „Acasă” sau „Birou”, în funcție de alegerea dvs. Vom presupune aici că ați ales să denumiți această filă "Casă". Faceți clic pe el și introduceți următoarele antete în linia 1:
   • A - Prioritate; Vom introduce aici formula priorităților, 1 pentru cele mai importante sarcini. Dar acest număr poate ajunge la mai mult de 100.
   • B - Sarcină; numele sarcinii care trebuie îndeplinită
   • C - Importanță; acesta va fi notat folosind literele A, B, C, D, E sau F din tabel.
   • D - Efort, O notă între 1 și 5, trage din tabelul „Efort”.
   • E - de urgență; O formulă bazată pe termenul limită pentru finalizarea sarcinii
   • F - Termen limită; Data la care sarcina trebuie să fie finalizată cel târziu. Termenele nu trebuie întotdeauna respectate de scrisoare. Astfel, „Accelerare” vă indică data când puteți începe să efectuați această sarcină și „Extensie” vă oferă data până când sarcina poate fi amânată. De exemplu, am putea acorda o accelerare de 5 zile și o prelungire de 4 zile la sarcina „Du-te la coafor” - într-adevăr, nu ar avea sens să mergi la coafor cu două săptămâni înainte și oamenii ar începe să observe că trebuie să mergeți la coafor dacă întârziați cu mai mult de 4 zile.
     
     
   • G - Accelerare - Număr de zile înainte de data limită de la care puteți deja (începe) să finalizați sarcina în cauză.
   • H - Extensie; prelungirea automată a termenului
   • I - zile rămase; aceasta este o formulă care calculează numărul de zile înainte de data limită. Formula va întoarce un număr negativ de zile dacă depășește termenul.
   • J - Data de încheiere; data la care s-a finalizat sarcina.
   • K - Comentarii; toate detaliile referitoare la sarcina care trebuie îndeplinită

8. 
   

   
   Introduceți lista de sarcini. Rețineți că coloanele „Prioritate”, „Urgență” și „Zilele rămase” au fost lăsate goale. Le vom completa ulterior folosind formule. Mai jos sunt exemple de sarcini gospodărești pe care le-ai putea face.

9. 
   

   
   Între formulele pentru „Zile rămase”, „Urgență” și „Prioritate”. Aceste formule trebuie introduse în a doua linie a fiecărei coloane menționate în propoziția precedentă.
   • În coloana I (zile rămase) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TODAY (), J2)
   • În coloana E (de urgență) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1)))))
   • În coloana A (Prioritate) = VLOOKUP (C2, Importanță, 2, FALS) + VLOOKUP (D2, Efort, 2, FALS) + VLOOKUP (E2, Urgență, 2, FALS)

10. 
    

    
    Comutați formatul celulei I2 pe „Număr”. Faceți clic dreapta pe celulă, selectați „Format celulă” și faceți clic pe „Număr”. De asemenea, puneți „0” în caseta „Număr zecimale”. Faceți clic pe „OK”.

11. 
    

    
    Copiați formulele în coloanele „Prioritate”, „Urgență” și „Zile rămase” și extindeți-le în casetele goale rămase din fiecare din aceste coloane. Mai întâi faceți clic pe „E2” și apăsați simultan tastele „CTRL” și „C” apoi selectați celulele E3 până la E10 și apăsați simultan tastele „CTRL” și „V”. Faceți același lucru pentru a extinde formula I2 în casetele I3 până la I10. În cele din urmă, repetați din nou această procedură pentru a extinde formula A2 în celulele A3 până la A10. Nu acordați atenție valorilor ciudate returnate de celule pe liniile în care nu este scrisă nicio sarcină.

12. 
    

    
    Sortează liniile în ordinea priorității. Selectați celulele A1 până la K1 și măriți această selecție pentru a cuprinde toate liniile care conțin o sarcină. Apoi faceți clic pe „Date”> „Filtru”.

13. 
    

    
    Salvați foaia de calcul, inclusiv data, pentru a afla ultima dată când a fost deschis fișierul.

14. 
    

    
    Completați sarcinile efectuate. Când terminați o sarcină, introduceți-o în coloana „Data de încheiere”. Amintiți-vă acest truc: când apăsați simultan "CTRL" + ";" (tastele Control și tasta;) simultan, data curentă apare automat în celula selectată.

15. 
    

    
    Urmăriți cum se schimbă ordinea priorităților dvs. în fiecare zi. Iată care sunt prioritățile pentru zilele următoare. Pe 13 iulie, toate sarcinile de făcut sunt înainte de așa-numita perioadă de „accelerare”. Pe 20 iulie, prioritățile (cele cu cel mai mic număr) sunt patru sarcini, iar printre ele, cosirea ierbii (care a atins termenul limită). Pe 21 iulie, prioritatea cosirii ierbii este și mai mare (am intrat în perioada de „dextensie”), iar pe 23 iulie această prioritate a crescut și mai mult, deoarece am trecut de perioada de „dextensie”. De asemenea, vedem că sarcina „Plătește taxele” a crescut la 23 și 25 iulie.

sfat

• Citiți articolele enumerate mai jos pentru a afla mai multe despre cum să vă gestionați timpul și prioritățile.
• Este posibil să descărcați o copie a acestei foi de calcul pe următoarea adresă:
• = IF (ZISĂPT (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (ZISĂPT (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (ZISĂPT (TODAY (), 2) -5))
• Nu ezitați să sortați lista de activități zilnice, dacă este necesar.
• Împărțiți sarcinile mari în câteva mai mici.
• Copiați sarcinile recurente în fila „Șablon”, astfel încât să le puteți găsi și copia cu ușurință.
• Puteți schimba punctele alocate fiecărui nivel de prioritate.
• Nu amestecați sarcinile legate de familia și casa dvs. cu cele legate de munca dvs. în același registru de lucru Excel.
• Puteți adăuga noi coloane la acest tabel - cine v-a atribuit sarcina, în ce categorie este înscrisă sarcina etc.
• Folosiți instrumentul AutoFilter pentru a selecta sarcini care au trecut de termenul limită (Urgență = 1) sau sarcini foarte importante (Importanță = "A").
• O modalitate de a menține mereu actualizată o sarcină recurentă este să introduceți aceasta în coloana „Termenul limită” (Acest exemplu este bazat pe vineri, care este indicat de „5” aici)
• Adăugați un formular condiționat (folosind funcția „SI”) în coloana „Termenul” pentru a indica automat când a trecut termenul.
  
  
• În fiecare săptămână sau lună, numărați sarcinile efectuate în perioada aleasă. Acesta ar putea fi singurul feedback pozitiv pe care îl primiți cu privire la activitatea dumneavoastră.
• Această formulă ia data curentă (luni = 1, marți = 2 etc.) și verifică dacă am trecut sau nu în ziua de vineri a săptămânii curente. Dacă acesta este cazul, formula adaugă 7 la curentul de vineri, pentru a returna rezultatul zilei de vineri următoare. Dacă vineri nu este încă depășit până atunci, formula întoarce pur și simplu data de vineri a acestei săptămâni.
• În acest exemplu, luni = 1, marți = 2, miercuri = 3, joi = 4, vineri = 5, sâmbătă = 6, duminică = 7.
• De asemenea, putem schimba această formulă, astfel încât să funcționeze de exemplu pentru marți. Vedem în lista de mai sus că marți = 2, este astfel necesară schimbarea formulei date mai presus de toate 5 cu 2.

avertismente

• Salvați această foaie în mod regulat.
• Numerele alocate acestor priorități diferite nu sunt întotdeauna ordonate. Astfel, completarea unei priorități cu un număr atribuit de „1” nu va crește numărul asociat cu celelalte priorități. Este posibil ca unele priorități să aibă un număr asociat care depășește 100 și toate numerele posibile să nu fie atribuite priorităților. Vă sfătuiesc să vă concentrați asupra priorităților cu numere cuprinse între 1 și 12.
• Nu vă faceți griji dacă scrieți o mulțime de activități în această foaie de calcul. Nu este absolut jenant faptul că sarcinile rămân în partea de jos a listei timp de câteva luni. Aceștia vor începe să se înscrie în listă când se apropie termenul lor.
• Modul în care îți administrezi timpul este unic pentru tine și este posibil ca această foaie de calcul să nu fie deloc potrivită pentru tine. Ați putea crede, de asemenea, că a trebui să deschideți acest fișier în fiecare zi necesită prea multă muncă sau este prea intruziv. Acesta este motivul pentru care această foaie de calcul ar putea fi utilă pentru dvs., de exemplu, ceea ce va părea complet inutil pentru aproapele sau invers.
• Puteți utiliza o foaie de calcul a software-ului online de calcul Google în loc să utilizați Excel. Astfel, fișierul dvs. va fi disponibil oriunde de când puteți accesa Internetul.